TERMES ET CONDITIONS

TERMES ET CONDITIONS POUR LES PARTICIPANTS A

LA QUINZIÈME EDITION DU CONGRÈS PANAFRICAIN D’ORNITHOLOGIE

21-25 NOVEMBRE 2022, VICTORIA FALLS, ZIMBABWE

DEFINITIONS

Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les personnes s’inscrivant au quinzième congrès panafricain d’ornithologie (PAOC15) (ci-après dénommé «le congrès») qui se tiendra à Victoria Falls, au Zimbabwe, du 21 au 25 novembre 2022. Les participants du PAOC peuvent être des ornithologues amateurs et professionnels, des défenseurs de la nature, des étudiants et des personnes intéressées. Le congrès sera organisé par BirdLife Zimbabwe (ci-après dénommé l’organisateur du congrès local) au nom du Comité du Congrès Panafricain d’Ornithologie (PAOCC).

Toutes les références à une date ou à une date limite, mentionnées en ces termes et dans d’autres documents du Congrès, font référence au fuseau horaire de l’Afrique centrale (CAT).

INSCRIPTION À LA CONFÉRENCE

Seuls les formulaires d’inscription dûment remplis seront acceptés. Une confirmation de paiement sera envoyée dès réception du paiement complet. Si le paiement intégral n’a pas été reçu avant la date limite indiquée, l’inscription restera valable, mais les frais dus seront augmentés en fonction de la période de paiement (anticipée ou normale). Pour vous inscrire au PAOC15, veuillez remplir le formulaire d’inscription.

Une confirmation / un reçu d’inscription sera envoyé par courrier électronique après l’inscription en ligne, le paiement correspondant et les documents nécessaires reçus par le Comité Local d’Organisation (CLO). Il peut être demandé aux délégués de présenter cette confirmation / ce reçu d’enregistrement au comptoir d’inscription comme preuve de leur inscription et de leur paiement.

METHODES DE PAIEMENT

Les paiements doivent être effectués à l’avance et en USD uniquement, en utilisant une carte de crédit via la plateforme Paynow ou par virement bancaire. Tous les frais bancaires et les coûts de virement doivent être payés par l’émetteur. Indiquez le numéro d’enregistrement et le nom complet du participant comme référence pour tous les virements bancaires..

CHANGEMENT DE NOM D’INSCRIPTION REGISTRATION NAME CHANGE

Des frais de traitement de 30 USD seront facturés pour chaque changement de nom d’une inscription existante. Un nouveau formulaire d’inscription pour le participant substitut ne doit PAS être soumis. Les changements de nom seront acceptés par courrier électronique en indiquant les anciens et les nouveaux noms, y compris les coordonnées requises jusqu’au 1er août 2022.

POLICY POLITIQUE D’ANNULATION

Toute annulation (p. Ex. En cas de maladie, de manque de financement ou pour toute autre raison personnelle) doit être adressée par écrit au CLO à l’adresse suivante: info@paoc15.org La notification doit inclure toutes les informations pertinentes concernant le compte bancaire sur lequel un remboursement éventuel peut être versé. L’annulation ne sera effective qu’après réception d’un accusé de réception écrit de la part du CLO de la PAOC15. Les frais d’inscription peuvent être remboursés comme suit:

Annulation écrite reçue:
– avant le 1er avril: remboursement complet mais des frais de dossier de 30 $ seront facturés;
– 1er avril – 31 mai: remboursement de 75%;
– 1er juin – 31 juillet: remboursement de 50%;
– 1er août – 30 septembre: remboursement de 25%;
– après le 1er octobre: aucun remboursement;

La date de réception du courrier électronique servira de base pour considérer les remboursements. Veuillez indiquer vos coordonnées bancaires sur votre annulation écrite. Les remboursements seront effectués après la fin du congrès. Les délégués seront responsables de tous les frais bancaires.

En cas de paiement excédentaire ou double, les demandes de remboursement doivent être formulées par écrit et adressées au CLO de la PAOC15 par courrier électronique. Les délégués seront responsables des frais bancaires.

Aucun remboursement ne sera accordé en cas de résiliation anticipée de la présence, en cas d’annulation des orateurs, de manque d’espace dans la / des salle (s) de conférence ou de tout autre incident survenu pendant le congrès qui est indépendant de la volonté du CLO.

En s’inscrivant au PAOC15, les délégués conviennent que ni le CLO, ni le comité des PAOC n’assument aucune responsabilité. Les délégués sont priés de prendre leurs propres dispositions en matière d’assurance maladie et de voyage. Les frais d’inscription au congrès ne comprennent pas l’assurance.

HEBERGEMENT PAOC15

Le CLO du PAOC15 aidera les délégués avec les réservations d’hébergement. Les réservations d’hébergement peuvent être effectuées via Travel Portfolio. Les délégués sont tenus de respecter les politiques de réservation d’hébergement des différents fournisseurs de services d’hébergement.

Pour réserver un hébergement, les délégués doivent compléter le formulaire de réservation d’hébergement.

ANNULATION DE LA CONFERENCE

Si le congrès ne peut pas être tenu ou est reporté en raison d’événements indépendants de la volonté du CLO (force majeure) ou d’événements qui ne sont pas imputables à une faute ou à une négligence grave du CLO, la responsabilité des organisateurs ne peut être engagée par les délégués pour les dommages, coûts ou pertes encourus, tels que les frais de transport, d’hébergement, les coûts des commandes supplémentaires, les pertes financières, etc.

Dans ces circonstances, le COL se réserve le droit soit de conserver l’intégralité des frais d’inscription et de les créditer pour un futur congrès, soit de rembourser le délégué après déduction des frais déjà engagés pour l’organisation de la conférence et qui ne pourraient être recouvrés par des tiers.

MODIFICATION du PROGRAMME

Le PAOCC se réserve le droit de modifier le programme. Aucun remboursement ne peut être accordé en cas d’annulation d’orateurs, de manque d’espace dans la / les salle (s) de conférence ou de tout autre incident survenu au cours du Congrès qui est indépendant de la volonté du CLO.

badge nominatif perdu

Le badge nominatif de la conférence doit être porté en tout temps pendant le Congrès. L’accès au lieu de la conférence ne sera pas accordé sans le badge nominatif délivré par le COL. Les délégués sont instamment priés de se prémunir contre la perte d’étiquettes de nom car le fait de ne pas montrer une étiquette de nom peut empêcher les participants d’accéder aux activités du Congrès ainsi qu’aux thés et déjeuners. Les étiquettes de nom ne peuvent être remplacées que moyennant le paiement de frais de 30 $.

LETTRE D’INVITATION

Les personnes nécessitant une lettre d’invitation officielle du COL peuvent en demander une à l’adresse info@paoc15.org. Pour recevoir une lettre d’invitation, les participants doivent d’abord s’inscrire à la conférence et soumettre toutes les données nécessaires, comme indiqué sur le formulaire en ligne.

La lettre d’invitation n’oblige en aucune manière le CLO à assumer ses responsabilités financières. Tous les frais liés au Congrès, à l’inscription et à la participation sont à la charge exclusive du délégué.

BESOINS VISA

Il appartient au délégué de s’occuper de ses exigences en matière de visa. Les participants nécessitant un visa d’entrée doivent prévoir suffisamment de temps pour la procédure de candidature. Les participants doivent contacter l’ambassade ou le consulat du Zimbabwe le plus proche pour déterminer le moment approprié pour leurs demandes de visa. Les exigences détaillées en matière de visas pour le Zimbabwe sont spécifiées dans les directives pour les demandes de visa. (Voir lien d’information de voyage).

Si vous souhaitez vous rendre au Botswana et / ou en Zambie après le Congrès, vous devez demander un visa à double entrée à votre arrivée. Cela vous coûtera moins cher. Les visas de la zone de conservation transfrontalière de Kavango-Zambèze (KAZA) seront également pertinents si les participants planifient une excursion d’une journée uniquement.

Les participants souhaitant se rendre en Zambie et au Botswana auront besoin de visas à entrées multiples, qui doivent être demandés longtemps à l’avance (et non à leur arrivée).

Les frais d’inscription seront remboursés après le Congrès si la demande de visa avait été demandée à temps et s’il est prouvé qu’un visa n’a pas pu être accordé, même si tous les documents demandés ont été soumis. Les demandes de remboursement doivent être faites par écrit et envoyées au CLO par courrier électronique. Si vous rencontrez des difficultés avec votre demande de visa, veuillez envoyer un courrier électronique à la CLO à info@paoc15.org, qui tentera de vous aider.

ASSURANCE VOYAGE-SANTE

Les délégués doivent souscrire à une assurance voyage-maladie pour la durée de leur séjour au Zimbabwe. Cette assurance peut être obtenue auprès de tout assureur agréé.

PROTECTION DES DONNÉES ET PARTAGE DES DÉTAILS DE CONTACTDATA

La protection de vos données et le respect de votre droit à l’autodétermination informationnelle en ce qui concerne la collecte, le traitement et l’utilisation de vos données personnelles sont importants pour nous.

Le CLO collectera et stockera toutes les données personnelles pour la préparation et l’exécution du PAOC15.

Le CLO enverra périodiquement des courriers électroniques aux participants, même au nom de tiers, concernant des activités au Congrès ou d’autres communications pouvant présenter un intérêt. Les coordonnées électroniques des délégués ne seront pas transmises à des tiers. Les délégués peuvent choisir de ne pas participer à ces envois en tout temps. Cela n’affectera pas la correspondance officielle du secrétariat du Congrès. Veuillez également vous reporter à la politique de confidentialité de PAOC15.

Pour des directives détaillées sur la demande de visa pour le Zimbabwe, veuillez consulter le lien sur les pages Informations générales et Informations sur les voyages.

RESPONSABILITÉ

La responsabilité du CLO, pour quelque motif juridique que ce soit, est limitée à la faute intentionnelle et à la faute lourde. La responsabilité des prestataires de services mandatés reste inchangée. Le délégué prend part au congrès à ses risques et périls.